نظام الأرشفة وإدارة الوثائق
حوّل أرشيفك الورقي إلى نظام رقمي آمن — التقاط وفهرسة، بحث فوري داخل نص الوثائق، إدارة إصدارات، صلاحيات دقيقة، وسير موافقات إلكتروني — لتجد أي وثيقة في ثوانٍ وتتحكم بدورة حياتها كاملة، بحماية متوافقة مع نظام PDPL.
ما هو نظام إدارة الوثائق DMS؟
نظام إدارة الوثائق (DMS) هو منصة رقمية تتيح لمنشأتك التقاط وحفظ وفهرسة وبحث ومشاركة وثائقها والتحكم بها عبر دورة حياتها الكاملة — من إنشاء الوثيقة أو مسحها ضوئيًا، إلى فهرستها واعتمادها، وصولًا إلى أرشفتها أو إتلافها وفق سياسات محددة. يستبدل النظام الأرشيف الورقي المتناثر بمكتبة رقمية منظّمة وآمنة يمكن الوصول إليها في ثوانٍ.
بدلًا من البحث في الأدراج والمجلدات، يوفّر النظام بحثًا فوريًا داخل نص الوثائق عبر تقنية OCR، مع إدارة للإصدارات تمنع تعدّد النسخ المتضاربة، وصلاحيات دقيقة تحمي سرية المعلومات، وسير موافقات إلكتروني يسرّع اعتماد المستندات — كل ذلك مع سجل تدقيق كامل وتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية PDPL.
لمن هذا النظام؟
النظام باختصار
وحدات تدير دورة حياة الوثيقة كاملة
ثماني وحدات مترابطة من الالتقاط والفهرسة إلى الاعتماد والاحتفاظ والتدقيق.
الأرشفة والفهرسة
تصنيف الوثائق في شجرة مجلدات ووسمها بحقول تسهّل استرجاعها.
البحث المتقدم OCR
بحث فوري بالفهرسة وداخل نص الوثائق الممسوحة ضوئيًا.
إدارة الإصدارات
حفظ تاريخ التعديلات ومنع تعدّد النسخ المتضاربة.
الصلاحيات والوصول
تحكم دقيق بمن يرى ويعدّل كل وثيقة أو مجلد.
سير العمل والموافقات
مسارات اعتماد إلكترونية مع إشعارات وتوقيع ومتابعة.
المسح الضوئي والرقمنة
رقمنة الأرشيف الورقي وربطه بالماسحات مباشرة.
الاحتفاظ والإتلاف
سياسات احتفاظ زمنية وإتلاف آمن وفق الأنظمة.
التقارير والتدقيق
سجل كامل لكل وصول وتعديل وتقارير استخدام الأرشيف.
واجهات تنظّم وثائقك وتسرّع الوصول
لمحة عن شاشات النظام الرئيسية بواجهات عربية بسيطة.
من أكوام الورق إلى أرشيف رقمي منظّم
رقمنة كاملة تحرّر المساحات وتحمي الوثائق من التلف.
ابحث داخل نص الوثائق وابحث بالوسوم في ثوانٍ.
نسخة واحدة موثوقة مع تاريخ إصدارات واضح.
أرشفة مركزية ونسخ احتياطي تمنع ضياع أي وثيقة.
تحكم بمن يرى ويعدّل كل وثيقة أو مجلد.
سجل كامل لكل وصول وتعديل لأغراض المراجعة.
يتكامل مع أدوات عملك اليومية
نربط النظام بالأجهزة والخدمات التي تحتاجها إدارة وثائقك.
نتائج تلمسها كل إدارة
مناسب لكل جهة تدير وثائق كثيرة
الجهات الحكومية
أرشفة المعاملات والمراسلات وضبط الوصول والتدقيق.
المكاتب القانونية
حفظ العقود والقضايا والمستندات باسترجاع سريع.
القطاع الصحي
أرشفة الملفات والتقارير بسرية وصلاحيات دقيقة.
القطاع التعليمي
حفظ سجلات الطلاب والوثائق الأكاديمية والإدارية.
القطاع المالي
أرشفة المستندات المالية وفق متطلبات الرقابة.
الموارد البشرية
ملفات الموظفين والعقود والسياسات في مكان آمن.
سرية وثائقك محمية بمعايير صارمة
مبني وفق نظام حماية البيانات الشخصية PDPL مع ضوابط وصول واحتفاظ.
توافق مع PDPL
معالجة الوثائق وفق نظام حماية البيانات.
تشفير البيانات
حماية الوثائق أثناء النقل والتخزين.
صلاحيات دقيقة
تحكم بالوصول على مستوى الوثيقة والمجلد.
سجل تدقيق كامل
توثيق كل فتح وتعديل واعتماد للمراجعة.
من تحليل الوثائق إلى أرشيف رقمي
تحليل أنواع الوثائق
حصر وثائقك وأقسامها ودورات اعتمادها.
بناء التصنيف والفهرسة
تصميم شجرة المجلدات وحقول الفهرسة والصلاحيات.
رقمنة واستيراد الأرشيف
مسح الأرشيف الورقي واستيراد الملفات الرقمية.
التدريب والإطلاق
تدريب الموظفين وتشغيل النظام بسير الموافقات.
أسئلة شائعة حول نظام الأرشفة
نظام إدارة الوثائق (DMS) هو منصة رقمية لالتقاط وحفظ وفهرسة وبحث ومشاركة وثائق المنشأة والتحكم بها عبر دورة حياتها الكاملة، مع البحث داخل النص عبر OCR، إدارة الإصدارات، الصلاحيات، سير العمل والموافقات، وسياسات الاحتفاظ، بديلًا آمنًا عن الأرشيف الورقي.
نعم، يدعم النظام البحث المتقدم بالفهرسة والوسوم إضافة إلى البحث داخل نص الوثائق الممسوحة ضوئيًا عبر تقنية التعرف الضوئي على الحروف OCR.
نعم، يتيح النظام تصميم مسارات اعتماد إلكترونية للوثائق مع إشعارات وتوقيعات ومتابعة حالة كل وثيقة حتى اعتمادها وأرشفتها.
نعم، يتكامل النظام مع الماسحات الضوئية للرقمنة، ومع التوقيع الإلكتروني، ونفاذ، والبريد، وأنظمتك الأخرى عبر واجهات API.
نعم، نقدّم خدمة رقمنة الأرشيف الورقي وفهرسته واستيراده إلى النظام ضمن منهجية التطبيق.
عبر صلاحيات دقيقة على مستوى الوثيقة والمجلد، تشفير البيانات، سجل تدقيق كامل، وسياسات احتفاظ، بما يتوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية PDPL.
حوّل أرشيفك الورقي إلى نظام رقمي آمن
اطلب عرضًا توضيحيًا لنظام الأرشفة وإدارة الوثائق، وسنعرض لك كيف يناسب وثائق منشأتك — مع عرض سعر واضح.